I. Wstęp

A. Jaki jest cel niniejszych zasad ochrony prywatności?

Spółka Profit Europe NV zobowiązuje się do przestrzegania obowiązującego prawodawstwa w zakresie ochrony danych określonego w rozporządzeniu 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (zwanym dalej „ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych" lub „RODO").

Spółka Profit Europe NV z siedzibą pod adresem: Industrielaan 20, 9320 Erembodegem (Belgia), zarejestrowana w rejestrze spółek pod numerem BE0446.054.302 (dalej „Profit”) popiera ochronę prywatności i poufności danych osobowych, które przechowuje.

Spółka Profit przyjmuje do wiadomości, że osoby których dane dotyczą, mogą mieć obawy w zakresie prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych, które spółka Profit gromadzi, wykorzystuje i ewentualnie ujawnia osobom trzecim w celu umożliwienia im oferowania i dostarczania produktów i usług. W tym celu spółka Profit opracowała niniejsze zasady ochrony prywatności (zwane dalej „Zasadami”).

B. Kiedy mają zastosowanie niniejsze „Zasady ochrony prywatności”?

Niniejsze Zasady mają zastosowanie wyłącznie do przetwarzania danych osobowych przez spółkę Profit działającą w charakterze administratora danych, co oznacza, że spółka Profit jest podmiotem, który określa cel i środki takiego przetwarzania („dlaczego” i „w jaki sposób”).

Dane osobowe to wszelkie połączenie informacji będących w posiadaniu lub mogących znaleźć się w posiadaniu spółki Profit, które mogą być użyte do identyfikacji osoby fizycznej (zwane dalej „Danymi Osobowymi”). Wszelkie przetwarzanie Danych Osobowych przez spółkę Profit będzie odbywać się zgodnie zobowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z niniejszymi „Zasadami ochrony prywatności”. Wszelkie informacje, których nie można wykorzystać do zidentyfikowania konkretnej osoby, nie są Danymi Osobowymi.

C. W jaki sposób stosuje się niniejsze „Zasady ochrony prywatności”?

W niniejszych Zasadach określono sposób, w jaki spółka Profit przetwarza informacje zebrane za pośrednictwem własnej korporacyjnej witryny internetowej http://www.profittings.eu/ oraz wszelkich działań lub relacji biznesowych z nią związanych.

Te działania operacyjne mogą obejmować przetwarzanie Danych Osobowych następujących osób: każdego odwiedzającego witrynę spółki, kandydatów do zatrudnienia, klientów indywidualnych lub korporacyjnych (i osób fizycznych związanych z klientami korporacyjnymi spółki Profit), dostawców (w tym podwykonawców i osób fizycznych związanych z dostawcami i podwykonawcami spółki Profit), osób wyznaczonych do kontaktów biznesowych (obecnych i potencjalnych klientów i/lub osób fizycznych z nimi związanych) lub innych osób, które kontaktują się ze spółką Profit, uczestniczą w jej wydarzeniach lub odwiedzają jej biuro.

W niniejszych Zasadach określono praktyki spółki Profit dotyczące wykorzystywania Danych Osobowych, kroki podejmowane w celu ich ochrony, jak również opcje wyboru i prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą („Osoba, której Dane Dotyczą”) w zakresie sposobu gromadzenia i przetwarzania informacji na ich temat.

Należy pamiętać, że niniejsze Zasady powinny być czytane wraz z innymi informacjami prawnymi, które udostępnia spółka Profit, takimi jak Ogólne warunki sprzedaży oraz Zasady dotyczące plików cookie.

II. Przetwarzanie Danych Osobowych

A. Kiedy spółka Profit gromadzi Dane Osobowe?

Dane Osobowe zbierane i przetwarzane przez spółkę Profit są zazwyczaj otrzymywane:

-od Osoby, której Dane Dotyczą udostępniającej je dobrowolnie np.

  • o kiedy Osoba, której Dane Dotyczą, kontaktuje się ze spółką Profit za pośrednictwem witryny internetowej, poczty elektronicznej, poczty, telefonu, poprzez wymianę wizytówek, złożenie wniosku o skorzystanie z przysługujących praw itp.;
  • o kiedy Osoba, której Dane Dotyczą, aplikuje w spółce Profit o pracę;
  • o podczas subskrypcji biuletynu spółki Profit, zwracania się do niej o założenie konta lub wyrażanie chęci uczestniczenia w organizowanym przez nią wydarzeniu lub
  • o w przypadku nawiązania stosunku umownego ze spółką Profit.

-w wyniku poruszania się przez Osobę, której Dane Dotyczą, po witrynie internetowej, np.

  • podczas poruszania się po witrynie spółka Profit może automatycznie zbierać pewne Dane Osobowe poprzez użycie plików cookie w tej witrynie. Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Zasady dotyczące plików cookie

Jeśli spółka Profit otrzyma Dane Osobowe od osób trzecich i będzie wykorzystywać je do dalszego przetwarzania w charakterze administratora danych, poinformuje o tym Osobę, której Dane Dotyczą, najpóźniej w momencie pierwszego kontaktu z nią.

B. Które Dane Osobowe gromadzi spółka Profit?

Spółka Profit może gromadzić i przetwarzać następujące dane, które można uznać za Dane Osobowe (lista nie jest wyczerpująca). W zależności od sytuacji i relacji, jakie spółka Profit ma z Osobą, której Dane Dotyczą, nie przechowuje ona wszystkich informacji wymienionych poniżej.

  • Dane służące do identyfikacji elektronicznej, takie jak typ przeglądarki, adres IP, identyfikator użytkownika, niepowtarzalny identyfikator przypisany do urządzenia, lokalizacja geograficzna, czynności wykonywane na stronie internetowej, informacje pobrane ze strony internetowej itp. w wyniku np. wizyty w witrynie internetowej spółki Profit wykorzystującej pliki cookie.
  • Dane identyfikacyjne, takie jak dane dowodu tożsamości, skan lub kopia dowodu tożsamości, o udostępnienie których spółka Profit zwróci się, na przykład, przed udzieleniem przez nią zgody na skorzystanie przez Osobę, której Dane Dotyczą, z przysługujących jej praw.
  • Dane kontaktowe takie jak imię i nazwisko, adres (e-mail) i wszelkie inne dane kontaktowe, które Osoba, której Dane Dotyczą, podaje spółce Profit, na przykład, gdy kontaktuje się z nią lub gdy jest osobą do kontaktu u klienta lub dostawcy spółki Profit.
  • Historia kontaktów, taka jak wysłane i otrzymane komunikaty (np. wiadomości e–mail itp.) w wyniku kontaktów, jakie spółka Profit utrzymuje z Osobą, której Dane Dotyczą.
  • Dane osobowe, takie jak wiek, data urodzenia, miejsce urodzenia itp., jeśli Osoba, której Dane Dotyczą, poda je spółce Profit w kontekście, na przykład, ubiegania się w niej o pracę.
  • Szczegóły dotyczące pracy takie jak CV, wykształcenie, referencje, umiejętności językowe, pracodawcy (w tym historia wcześniejszego zatrudnienia), działalność zawodowa, umiejętności zawodowe, publikacje, wynagrodzenia, raporty dotyczące oceny i rozwoju, raport z rozmów kwalifikacyjnych, analiza referencji, profile w mediach społecznościowych itp., jeśli Osoba, której Dane Dotyczą, poda je spółce Profit w kontekście, na przykład, ubiegania się w niej o pracę.

Ogólnie rzecz biorąc, spółka Profit gromadzi jedynie Dane Osobowe, które są niezbędne do świadczenia przez nią usług na rzecz klientów i które są istotne dla osiągnięcia celów określonych poniżej.

Spółka Profit nie przetwarza danych dotyczących dzieci ani informacji szczególnie chronionych (np. danych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, stanu zdrowia fizycznego lub psychicznego, parametrów genetycznych ani biometrycznych, danych dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej), ani informacji z rejestrów karnych (np. informacji dotyczących wyroków skazujących i przestępstw).

W każdym przypadku spółka Profit będzie przetwarzać dane szczególnie chronione tylko wtedy, gdy będzie to wymagane przez prawo lub za wyraźną zgodą Osoby, której Dane Dotyczą.

C. Dlaczego i w jaki sposób spółka Profit wykorzystuje dane Osób, których Dane Dotyczą?

Jak wspomniano powyżej, spółka Profit zazwyczaj uzyskuje informacje bezpośrednio od Osób, których Dane Dotyczą. Gromadzi ona Dane Osobowe wyłącznie w uzgodnionych celach określonych poniżej i prosi o przekazywanie danych tylko wtedy, gdy jest to absolutnie niezbędne do tych celów.

Spółka Profit może wykorzystywać Dane Osobowe do następujących celów:

  • Cele operacyjne, takie jak: administrowanie i zarządzanie witryną internetową, produktami i usługami spółki Profit, analizowanie podań o pracę, odpowiadanie na prośby o informacje lub o skorzystanie z praw, zapewnienie bezpieczeństwa i jakości, zarządzanie ryzykiem itp.
  • Cele biznesowe, takie jak: dostarczanie produktów i usług klientom spółki Profit, administrowanie stosunkami handlowymi, umowami, produktami i usługami spółki Profit i zarządzanie nimi, rozwój przedsiębiorstwa, dostarczanie informacji dotyczących spółki Profit i jej zakresu usług, otrzymywanie usług od dostawców, spełnianie wszelkich wymogów przepisów ustawowych, wykonawczych lub organizacji branżowych, których spółka Profit jest członkiem itp.
  • Cele komercyjne, takie jak: marketing bezpośredni (np. wysyłanie biuletynów).

Spółka Profit będzie wykorzystywać Dane Osobowe Osoby, której Dane Dotyczą, wyłącznie do wyżej wymienionych celów, chyba że osoba ta wyrazi wyraźną zgodę na inne wykorzystanie. Jeżeli spółka Profit będzie zamierzać wykorzystywać Dane Osobowe Osoby, której Dane Dotyczą, do celów innych niż te, które zostały jej przekazane, poinformuje o tym z wyprzedzeniem. Na przykład spółka Profit nie będzie wykorzystywać Danych Osobowych do celów reklamowych bez wyraźnej i uprzedniej zgody Osoby, której Dane Dotyczą.

D. Na jakiej podstawie prawnej spółka Profit gromadzi dane Osób, których Dane Dotyczą?

Spółka Profit przetwarza Dane Osobowe wyłącznie w uzasadnionych celach. Wykorzystanie Danych Osobowych będzie również uzasadnione w oparciu o jedną lub kilka prawnych „podstaw przetwarzania” przewidzianych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Spółka Profit przetwarza Dane Osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

  • Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest np. klient lub dostawca spółki Profit, lub do podjęcia na życzenie Osoby, której Dane Dotyczą, kroków w celu zawarcia z nią umowy.
  • Przetwarzanie danych odbywa się za zgodą Osoby, której Dane Dotyczą. Jako wyraz zgody na przetwarzanie Danych Osobowych spółka Profit traktuje następujące działania podejmowane przez Osobę, której Dane Dotyczą: dobrowolne przekazanie Danych Osobowych bezpośrednio spółce Profit, wyraźna zgoda lub potwierdzenie przez Osobę, której Dane Dotyczą, przekazane w pisemnym, ustnym lub elektronicznym zgłoszeniu lub wezwaniu w sprawie roszczeń, ustna zgoda Osoby, której Dane Dotyczą, wymagana przez spółkę Profit w określonym celu. Spółka Profit zapewni możliwość wyrażenia zgody podczas zbierania Danych Osobowych, o których mowa. Zgodę można wycofać w dowolnym czasie. Więcej informacji na ten temat znajduje się poniżej w rozdziale VI Prawa Osoby, której Dane Dotyczą.
  • Przetwarzanie jest konieczne w związku z uzasadnionymi interesami spółki Profit. Spółka Profit może również przetwarzać Dane Osobowe, gdy ma w tym uzasadniony interes oraz jeżeli zostaną spełnione określone warunki, takie jak konieczność ochrony roszczeń i praw oraz innych interesów gospodarczych. W przypadku gdy spółka Profit polega na tej prawnej podstawie przetwarzania danych, ograniczy ona wpływ(y), jakie może ono mieć na prywatność Osoby, której Dane Dotyczą, odpowiednio minimalizując wykorzystanie danych i wprowadzając odpowiednie zabezpieczenia dostępu i środki ochrony w celu zapobieżenia nieuprawnionemu wykorzystaniu danych.
  • Obowiązek prawny. Tak jak w przypadku każdego dostawcy profesjonalnych usług, spółka Profit podlega obowiązkom prawnym, regulacyjnym i branżowym. W związku z tym może ona przetwarzać Dane Osobowe w celu zapewnienia zgodności z przepisami.

III. Okres przechowywania Danych Osobowych

Dane Osobowe są przechowywane przez spółkę Profit tak długo, jak jest to uważane za niezbędne do celów, dla których zostały one zgromadzone. Jeśli chodzi o okres, przez który Dane Osobowe mogą być przechowywane, to w zależności od celów, dla których zostały one zgromadzone, okres ten może być różny.

W niektórych przypadkach obowiązujące przepisy ustawowe lub wykonawcze wymagają, aby spółka Profit przechowywała Dane Osobowe przez określony czas.

W przypadku braku szczególnych wymogów prawnych, regulacyjnych lub umownych podstawowy okres przechowywania Danych Osobowych przez spółkę Profit opiera się na minimalnych wymogach prawnych oraz na równowadze praw, interesów i oczekiwań Osoby, której Dane Dotyczą, z tym, co uważa się za użyteczne i niezbędne do osiągnięcia wyżej wymienionych celów oraz dostarczenia przez spółkę Profit produktów i usług (np. tak długo, jak spółka Profit ma lub musi prowadzić rejestr relacji z Osobą, której Dane Dotyczą).

IV. Bezpieczeństwo Danych Osobowych

Spółka Profit traktuje bezpieczeństwo przechowywanych przez siebie Danych Osobowych bardzo poważnie. W związku z tym wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć przetwarzanie danych osobowych. Zabezpieczenia te będą się różnić w zależności od wrażliwości, formatu, lokalizacji, ilości, rozpowszechniania i przechowywania Danych Osobowych oraz obejmują środki mające na celu ochronę Danych Osobowych przed nieupoważnionym dostępem. W stosownych przypadkach zabezpieczenia polegają na szyfrowaniu komunikacji za pomocą protokołu SSL, szyfrowaniu informacji podczas przechowywania, stosowaniu zapór sieciowych, kontroli dostępu, rozdzielenia obowiązków i podobnych procedurach bezpieczeństwa. Dostęp do Danych Osobowych jest ograniczony do personelu i osób trzecich, które wymagają dostępu do nich w uzasadnionych i istotnych celach biznesowych.

Wszyscy pracownicy, wykonawcy i osoby trzecie, które będą miały dostęp do Danych Osobowych otrzymanych od spółki Profit, będą zobowiązane do zachowania poufności, a spółka Profit stosuje środki kontroli dostępu w celu ograniczenia go wyłącznie do osób, które go potrzebują w celu wykonywania swoich obowiązków i zadań.

V. Przekazywanie Danych Osobowych

Dane Osobowe Osoby, której Dane Dotyczą, będą udostępniane przez spółkę Profit innym podmiotom wyłącznie wtedy, gdy będzie ona prawnie upoważniona do takiego przekazania i gdy będzie to konieczne do realizacji celów opisanych powyżej. Udostępniając Dane Osobowe Osób, których Dane Dotyczą, innym podmiotom, spółka Profit wprowadza ustalenia umowne i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony tych danych oraz przestrzegania jej własnych standardów ochrony, poufności i bezpieczeństwa danych.

Spółka Profit przechowuje Dane Osobowe głównie w systemach informatycznych w Belgii. Obsługa niektórych z tych systemów informatycznych jest zlecana osobom trzecim, przy czym dane mogą być przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Spółka Profit korzysta również z dostawców usług informatycznych spoza EOG, co oznacza, że dane osobowe mogą być również przechowywane poza wyżej wymienionymi krajami. Wszyscy usługodawcy (usług informatycznych) działają w imieniu spółki Profit jako przetwarzający dane.

W związku z przekazywaniem Danych Osobowych poza EOG, spółka Profit podjęła kroki w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony wszystkich Danych Osobowych, a także w celu zapewnienia, że wszystkie przypadki przesyłania Danych Osobowych poza EOG odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz że będzie stosowany odpowiedni poziom ochrony.

VI. Prawa Osób, których Dane Dotyczą

Osoba, której Dane Dotyczą, ma różne prawa w odniesieniu do Danych Osobowych zebranych na jej temat. Jeśli chce ona skorzystać z jednego z praw opisanych poniżej, powinna skontaktować się ze spółką Profit z wykorzystaniem podanych poniżej danych kontaktowych (e-mail, telefon lub poczta).

Osoba, której Dane Dotyczą, ma następujące prawa

  • Prawo dostępu i kopiowania. Osoba, której Dane Dotyczą, ma prawo do dostępu do wszelkich Danych Osobowych przechowywanych na jej temat przez spółkę Profit.
  • Prawo do zmiany lub sprostowania. Osoba, której Dane Dotyczą, może zwrócić się do spółki Profit o poprawienie nieprawidłowych Danych Osobowych. W przypadku Osób, których Dane Dotyczą, mających konto w witrynie internetowej spółki Profit, zapewnia ona również możliwość zmiany i poprawiania informacji poprzez ustawienia konta.
  • Prawo do usunięcia danych. W pewnych okolicznościach Osoba, której Dane Dotyczą, może zwrócić się do spółki Profit o usunięcie swoich Danych Osobowych. Wówczas spółka Profit podejmie uzasadnione kroki w celu poinformowania podmiotów przetwarzających w imieniu spółki Profit Dane Osobowe, że osoba ta złożyła wniosek o usunięcie wszelkich kopii i duplikatów jej Danych Osobowych oraz łączy do nich.
  • Prawo do ograniczenia. Osoba, której Dane Dotyczą, może zażądać, aby niektóre Dane Osobowe były oznaczone jako zastrzeżone podczas rozpatrywania reklamacji, a także w niektórych innych okolicznościach.
  • Prawo do przenoszenia. W odniesieniu do Danych Osobowych, które Osoba, której Dane Dotyczą, przekazała spółce Profit i które spółka Profit nadal przechowuje, osoba ta może zwrócić się do spółki Profit o przekazanie tych danych osobom trzecim w formie elektronicznej, w zakresie dozwolonym przez RODO.

Ponadto, pod pewnymi warunkami, Osoba, której Dane Dotyczą, ma prawo do:

  • wycofania zgody w dowolnym czasie, w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
  • sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych, które spółka Profit motywuje „uzasadnionym interesem” prawnym, chyba że powody takiego przetwarzania przez spółkę Profit przeważają nad jakimikolwiek przypadkami naruszenia praw osób fizycznych do prywatności oraz
  • sprzeciwienia się w dowolnym czasie stosowaniu wobec niej marketingu bezpośredniego (łącznie z profilowaniem w tym celu).

Przy składaniu wniosku o skorzystanie z praw przysługujących Osobie, której Dane Dotyczą, w pierwszej kolejności spółka Profit sprawdzi tożsamość tej osoby, żądając przedstawienia dowodu tożsamości. Spółka Profit robi to, aby zapobiec przedostaniu się Danych Osobowych w niepowołane ręce.

Korzystanie z praw przysługujących Osobie, której Dane Dotyczą, jest z zasady bezpłatne. Jeśli żądanie Osoby, której Dane Dotyczą, wydaje się nieuzasadnione lub lekkomyślne, spółka Profit może obciążyć taką osobę rozsądną opłatą w celu pokrycia własnych kosztów administracyjnych. W takich przypadkach spółka Profit może jednak po prostu zdecydować się na odrzucenie wniosku. Osoba, której Dane Dotyczą, zostanie wtedy poinformowana o przyczynach takiego stanu rzeczy.

W każdym przypadku w ciągu czterech tygodni (w odniesieniu do prostych wniosków) lub trzech miesięcy (w odniesieniu do złożonych lub wielokrotnych wniosków) spółka Profit powiadomi Osobę, której Dane Dotyczą, o odpowiedzi udzielanej na jej wniosek.

VII. Skargi Osoby, której Dane Dotyczą

Pomimo wszystkich wysiłków spółki Profit w celu ochrony prywatności i przestrzegania odpowiednich przepisów prawa istnieje możliwość, że Osoba, której Dane Dotyczą, nie zgadza się ze sposobem, w jaki spółka Profit gromadzi, wykorzystuje i/lub przetwarza jej Dane Osobowe.

Oczywiście w takim przypadku Osoba, której Dane Dotyczą, może zawsze skontaktować się ze spółką Profit, ale ma ona również inne możliwości złożenia skargi.

W pierwszej kolejności Osoba, której Dane Dotyczą, ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, z którym można się skontaktować za pośrednictwem poniższych danych kontaktowych:

  • telefonicznie: +32 (0)2 274 48 00
  • faksem: +32 (0)2 274 48 35
  • pocztą e–mail: contact@apd-gba.be
  • listownie: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel; Belgia

Następnie, jeśli Osoba, której Dane Dotyczą, poniosła szkodę, może również złożyć pozew do właściwego sądu.

Więcej informacji na temat skarg i odwołań prawnych można znaleźć na stronie internetowej urzędu ds. ochrony danych: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep.

VIII. Aktualizacje niniejszych Zasad

Spółka Profit zastrzega sobie prawo do zmiany i aktualizacji niniejszych Zasad w dowolnym czasie. Najnowsza wersja będzie jednak zawsze dostępna w witrynie internetowej spółki Profit.

IX. Pytania dotyczące niniejszych Zasad

W przypadku jakichkolwiek uwag lub pytań dotyczących niniejszych „Zasad ochrony prywatności” lub przetwarzania Danych Osobowych przez spółkę Profit działającą w charakterze administratora danych Osoba, której Dane Dotyczą, może skontaktować się ze spółką Profit:

  • pocztą: PROFIT EUROPE NV, Industrielaan 20, 9320 Erembodegem, BELGIUM
  • pocztą e–mail: info@profittings.eu
  • telefonicznie: +32 (0)53 64 51 00
Skontaktuj się z nami
aby znaleźć naszego dystrybutora w swoim regionie lub aby zostać partnerem. Wyczekujemy na możliwość zrealizowania Twoich potrzeb!