I. Introduction

A. Pourquoi cette Déclaration sur le respect de la vie privée ?

Profit Europe SA s’engage à respecter la législation applicable à la protection des données telle que spécifiée dans le règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le "Règlement général sur la protection des données" ou "RGPD").

Profit Europe SA, dont le siège social est établi Industrielaan 20, à 9320 Erembodegem (Belgique) et qui est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0446.054.302 (ci-après « Profit », « nous » ou « notre »), croit en la protection de la vie privée et de la confidentialité des Données à caractère personnel que nous détenons à votre propos.

Nous reconnaissons que vous êtes en droit de vous inquiéter du respect de votre vie privée et de votre sécurité en ce qui concerne les Données à caractère personnel que nous collectons, utilisons et, éventuellement, divulguons à des tiers dans le but de pouvoir proposer et fournir nos produits et services. C’est à cette fin que nous avons rédigé la présente Déclaration sur le respect de la vie privée (ci-après la "Déclaration").

B. Quand s’applique cette Déclaration sur le respect de la vie privée ?

La présente Déclaration s’applique uniquement au traitement des Données à caractère personnel effectué par Profit quand il agit comme responsable de ce traitement, autrement dit lorsque c’est Profit qui détermine la finalité et les moyens (le « pourquoi » et le « comment ») d’un tel traitement.

Les Données à caractère personnel consistent en toute combinaison d’informations qui sont en la possession de Profit ou susceptibles de tomber en sa possession, et qui peuvent être utilisées pour identifier une personne (ci-après les « Données personnelles »). Tout traitement de Données personnelles par Profit sera effectué selon la législation applicable à la protection des données et selon la présente Déclaration sur le respect de la vie privée. Une information qui ne permet pas d’identifier une personne en particulier, n’est pas une Donnée personnelle.

C. Comment s’applique cette Déclaration sur le respect de la vie privée

La présente Déclaration précise comment Profit traite les informations collectées au travers de son propre site Web d’entreprise (http://www.profittings.eu/) et de toutes les activités ou relations commerciales s’y rapportant.

Ces activités d’exploitation peuvent impliquer le traitement des Données personnelles des personnes suivantes : chaque visiteur de notre site Web, des candidats à un recrutement, des clients privés ou professionnels (et les personnes associées à nos clients professionnels), des fournisseurs (dont les sous-traitants et les personnes associées à nos fournisseurs et à nos sous-traitants), des contacts d’affaires (clients existants et potentiels et/ou personnes qui leur sont associées) ou d’autres personnes qui entrent en contact avec nous, assistent à nos évènements ou visitent notre siège.

La présente Déclaration décrit nos pratiques concernant l’utilisation de Données personnelles, les mesures que nous prenons pour les protéger, ainsi que les choix et les droits que les personnes concernées (« vous » ou « votre ») ont à propos de la façon dont nous collectons et traitons des informations les concernant.

Vous voudrez bien noter que cette Déclaration doit être lue en parallèle avec d’autres informations juridiques que nous fournissons, telles que nos Conditions générales de vente et notre Déclaration sur les cookies..

II. Traitement de vos Données personnelles

A. Quand collectons-nous vos Données personnelles ?

Les Données personnelles collectées et traitées par Profit lui sont généralement fournies :

-par vous à titre volontaire, par exemple :

  • quand vous prenez contact avec nous sur notre site Web, par e-mail, courrier, téléphone, en échangeant des cartes de visite, en soumettant une demande d’exercer vos droits… ;
  • quand vous postulez un poste chez nous ;
  • quand vous vous abonnez à notre bulletin d’information, que vous demandez un compte ou que vous assistez à l’un de nos évènements, ou
  • quand vous nouez une relation contractuelle avec nous ;

-par le biais de la navigation sur notre site Web, par exemple :

  • quand vous naviguez sur notre site, il se peut que nous collections automatiquement des Données personnelles limitées en utilisant des cookies sur notre site. Consultez notre Déclaration sur les cookies pour obtenir de plus amples informations.

Si Profit reçoit de tiers des Données personnelles vous concernant et que nous utilisons ces informations pour les traiter ultérieurement en tant que responsable du traitement, nous vous informerons de ce traitement au plus tard au moment du premier contact avec vous.

B. Quelles Données personnelles collectons-nous sur vous ?

Il se peut que nous collections et traitions les données suivantes (liste non exhaustive), lesquelles peuvent être considérées comme des Données personnelles vous concernant. En fonction de la situation et de notre relation avec vous, nous ne conservons pas toutes les informations mentionnées ci-après :

  • des données d’identification électroniques telles que le type de navigateur, l’adresse IP (Internet Protocol), l’ID utilisateur, l’identifiant unique attribué à votre dispositif, votre position géographique, les actions exécutées sur une page Web, les informations tirées du contenu d’une page Web… à la suite, par exemple, d’une visite sur notre site Web qui utilise des cookies ;
  • des détails d’identification tels que des détails de la carte d’identité, un scan ou une copie de celle-ci… que nous vous demanderons, par exemple, avant de pouvoir donner suite à une demande d’exercer vos droits ;
  • des coordonnées tels que votre nom, votre adresse (électronique) et tous autres détails de contact que vous nous fournissez, par exemple quand vous prenez contact avec nous ou que vous êtes la personne de contact de notre client ou fournisseur ;
  • un historique des contacts tels que les communications envoyées et reçues (par exemple, des messages électroniques)… à la suite des communications échangées l’un avec l’autre ;
  • des détails personnels tels que l’âge, la date et le lieu de naissance… quand vous nous les fournissez dans le cadre, par exemple, d’une candidature à un poste chez nous ;
  • des détails d’ordre professionnel tels que CV, études, références, compétences linguistiques, employeur (notamment l’historique des employeurs précédents), activités et aptitudes professionnelles, publications, salaire, rapports d’évaluation et de perfectionnement, rapport d’entretien, recherche de références, profils sur les médias sociaux... quand vous nous les fournissez dans le cadre, par exemple, d’une candidature à un poste chez nous.

En général, nous ne collecterons que les Données personnelles qui sont nécessaires pour prester nos services à nos clients et qui sont pertinentes pour atteindre les finalités spécifiées ci-après.

Profit ne traite pas de données sur des enfants, ni d’informations sensibles (par exemple, sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé physique ou mentale, les données génétiques ou biométriques, la vie ou l’orientation sexuelle) ou des antécédents judiciaires (par exemple relatifs à des condamnations pénales et à des infractions).

En tout cas, Profit ne traitera de données sensibles que si la loi l’exige ou qu’avec votre consentement explicite.

C. Pourquoi et comment utilisons-nous vos données ?

Comme signalé plus haut, les informations que nous obtenons sur vous, proviennent en général directement de vous. Nous ne collectons que les Données personnelles nécessaires aux fins convenues telles que mentionnées ci-après et nous vous demandons de partager vos Données personnelles uniquement si cela est strictement nécessaire à ces fins.

Profit peut utiliser les Données personnelles pour les finalités suivantes :

  • finalités opérationnelles telles que l’administration et la gestion de notre site Web, de nos produits et de nos services, l’examen de la candidature à un poste, la réponse à une demande d’informations ou d’exercice de vos droits, des activités de gestion de la sécurité, de la qualité et des risques… ;
  • finalités professionnelles telles que la fourniture de nos produits et services à nos clients, l’administration, la gestion et le développement de nos activités, relations d’affaires, contrats, produits et services, la fourniture d’informations sur nous et notre gamme de services, la réception de services de nos fournisseurs, le respect d’une exigence de la loi, de la réglementation ou d’un organisme professionnel dont nous sommes membre… ;
  • finalités commerciales telles que le marketing direct (par exemple, vous envoyer notre bulletin d’information).

finalités commerciales telles que le marketing direct (par exemple, vous envoyer notre bulletin d’information).

D. Sur quels fondements juridiques nous basons-nous pour collecter vos données ?

Profit ne traite les Données personnelles que pour des finalités légitimes. L’utilisation de Données personnelles sera aussi justifiée sur la base d’un ou de plusieurs « fondements juridiques du traitement » qui sont prévus dans le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Profit traite les Données personnelles en se basant sur les fondements juridiques suivants :

  • le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel, par exemple, notre client ou fournisseur est partie, ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
  • le traitement repose sur votre consentement. Nous nous fondons sur les actions suivantes de votre part comme indices de votre consentement au traitement de vos Données personnelles : la fourniture volontaire de Données personnelles par vous-même et directement à nous, votre consentement ou acquiescement exprès contenu dans une procédure écrite, orale ou électronique de candidature ou de réclamation, votre consentement verbal sollicité par Profit pour une finalité spécifiée. Nous vous donnerons la possibilité de donner votre consentement à la collecte des Données personnelles en question. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Pour obtenir de plus amples informations, reportez-vous à la section VI. Vos droits ci-dessous ;
  • le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes. Nous pouvons aussi traiter les Données personnelles quand nous avons un intérêt légitime de le faire et pour autant que des conditions spécifiques soient remplies telles que nous défendre contre des actions en justice ou faire valoir nos droits en justice, et d’autres intérêts professionnels. Lorsque nous nous appuierons sur ce fondement juridique de traitement, nous en atténuerons le ou les effets potentiels sur votre vie privée en limitant notre utilisation de façon appropriée et en mettant en place des garanties adéquates en matière d’accès et de sécurité pour empêcher une utilisation non autorisée ;
  • le traitement repose sur une obligation juridique. Tout comme n’importe quel prestataire de services professionnels, nous sommes soumis à des obligations légales, réglementaires et professionnelles. Il se peut dès lors que nous traitions vos Données personnelles pour les respecter.

III. Conservation des Données personnelles

Nous conservons les Données personnelles que nous traitons aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Attendu que la période de conservation pendant laquelle les Données personnelles peuvent être détenues, dépend des finalités pour lesquelles ces informations ont été collectées, elle peut varier d’une situation à l’autre.

Dans certains cas, le droit ou la réglementation applicable nous obligera à garder les Données personnelles pendant un certain temps.

En l’absence d’exigences légales, réglementaires ou contractuelles spécifiques, notre période de référence de conservation des Données personnelles repose sur les exigences minimales de la loi et sur la mise en balance de vos droits, intérêts et attentes, avec ce qui est considéré comme utile et nécessaire pour atteindre les buts précités et fournir nos produits et services, par exemple aussi longtemps que nous avons une relation avec vous ou que nous devons en garder une trace.

IV. Sécurité des Données personnelles

Profit prend très au sérieux la sécurité des Données personnelles qu’il détient. Nous avons dès lors mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour sécuriser le traitement de données personnelles. Ces garanties varieront en fonction de la sensibilité, du format, de la localisation, de la quantité, de la distribution et du stockage des Données personnelles, et comprennent des mesures conçues pour les protéger d’un accès non autorisé. S’il y a lieu, les garanties comprendront le chiffrement des communications par SSL, le chiffrement des informations pendant leur stockage, des pare-feu, des contrôles d’accès, la séparation des tâches et des protocoles similaires de sécurité. Nous restreignons l’accès aux Données personnelles, au personnel et aux tiers qui ont besoin d’accéder à ces informations pour des finalités professionnelles légitimes et pertinentes.

Tous nos travailleurs, sous-traitants et tiers qui auront accès aux Données personnelles sur instruction de Profit, seront liés par une obligation de confidentialité et nous utilisons des contrôles d’accès pour limiter un tel accès aux personnes qui en ont besoin pour assumer leurs responsabilités et leurs tâches.

V. Transfert de Données personnelles

Nous ne partagerons vos Données personnelles avec d’autres que si la loi nous le permet et que si cela est nécessaire pour accomplir les finalités liées à celles décrites plus haut. Quand nous partageons vos Données personnelles avec d’autres, nous mettons en place des arrangements contractuels et des mécanismes de sécurité pour les protéger et pour respecter nos propres normes de protection, de confidentialité et de sécurité des données.

Nous stockons vos données personnelles principalement sur des systèmes IT en Belgique. Certains de ces systèmes étant confiés à des tiers, il se peut que les données soient stockées dans l’Espace économique européen (EEA). Nous nous sommes aussi assuré les services de prestataires de services IT établis hors de l’EEE, ce qui signifie que vos données personnelles seront peut-être aussi stockées hors des pays précités. Tous les prestataires de services (IT) agissent en tant que sous-traitants pour notre compte.

Nous avons pris des mesures pour garantir que, lorsque nous transférons les Données personnelles hors de l’EEE, toutes les Données personnelles bénéficient d’une protection adéquate et que tous les transferts de Données personnelles hors de l’EEE aient lieu conformément à la législation applicable à la protection des données et qu’il y ait un niveau adéquat de protection.

VI. Vos droits

Vous avez divers droits concernant les Données personnelles collectées à votre sujet. Si vous voulez exercer l’un des droits décrits ci-dessous, veuillez prendre contact avec nous au moyen des coordonnées fournies ci-après (par e-mail, téléphone ou courrier).

Vous avez les droits suivants :

  • Droit d’accès et de copie. Vous avez le droit d’obtenir l’accès à toute Donnée personnelle que Profit détient à votre sujet.
  • Droit de modification ou de rectification. Vous pouvez nous demander de faire corriger des Données personnelles inexactes. Nous donnons aussi aux personnes titulaires d’un compte sur notre site Web, la possibilité de modifier et de corriger leurs informations elles-mêmes au moyen des réglages de leur compte.
  • Droit d’effacement. Vous pouvez nous demander d’effacer des Données personnelles à certaines conditions et nous prendrons les mesures raisonnables pour informer les sous-traitants qui traitent vos Données personnelles pour notre compte que vous avez demandé l’effacement de tout lien vers vos Données personnelles, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.
  • Droit à la limitation du traitement. Vous pouvez demander que certaines Données personnelles soient marquées comme soumises à une limitation de leur traitement pendant le règlement de plaintes, ainsi que d’en limiter le traitement dans certaines autres circonstances.
  • Droit à la portabilité. Vous pouvez nous demander de transmettre à un tiers par voie électronique les Données personnelles que vous nous avez communiquées et que nous détenons encore à votre sujet, dans la mesure permise par le RGPD.

En outre, dans certaines conditions, vous avez le droit :

  • lorsque le traitement repose sur le consentement, de retirer celui-ci à tout moment ;
  • de vous opposer à tout traitement de Données personnelles que Profit justifie par le motif légal des « intérêts légitimes », sauf si les raisons pour lesquelles nous procédons à ce traitement, prévalent sur toute atteinte aux droits de la personne concernée au respect de sa vie privée, et
  • de vous opposer à tout moment au marketing direct, y compris à tout profilage à ces fins.

Quand vous soumettrez une demande d’exercice de vos droits, nous vérifierons d’abord votre identité en vous demandant une copie de votre carte d’identité. Nous le faisons afin d’éviter que vos Données personnelles ne tombent entre de mauvaises mains.

L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Si votre demande s’avère infondée ou abusive, il se peut que nous vous facturions des frais raisonnables afin de couvrir nos coûts administratifs. Mais, il est aussi possible que, dans ces cas, nous choisissions simplement de rejeter votre demande. Les raisons vous en seront notifiées.

Quoi qu’il en soit, nous vous notifierons toujours la réponse à votre demande dans un délai de quatre semaines (pour les demandes simples) ou de 3 mois (pour les demandes complexes ou multiples).

VII. Vos réclamations

En dépit de tous nos efforts pour protéger votre vie privée et pour respecter la législation pertinente, il se peut que vous ne soyez pas d’accord avec la façon dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos Données personnelles.

Dans ce cas, naturellement, vous pouvez toujours prendre contact avec nous, mais vous avez aussi d’autres possibilités d’introduire une réclamation.

En premier lieu, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance. Vous pouvez la joindre au moyen des coordonnées ci-dessous :

  • par lettre : PROFIT EUROPE NV, Industrielaan 20, 9320 Erembodegem, BELGIUM
  • par e-mail : info@profittings.eu
  • par téléphone : +32 (0)53 64 51 00
  • par fax : +32 (0)2 274 48 35

Ensuite, si vous avez subi des préjudices, vous pouvez aussi introduire une plainte auprès du tribunal compétent.

Pour en savoir plus sur les plaintes et recours juridiques, nous vous invitons à consulter le site de l’Autorité de protection des données :https://www.autoritéprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte.

VIII. Mises à jour de cette Déclaration

Profit se réserve le droit de revoir et de mettre à jour la présente Déclaration en tout temps. Toutefois, la version la plus récente sera toujours mise à disposition sur notre site Web.

IX. Questions sur cette Déclaration

Si vous avez des remarques ou des questions concernant la présente Déclaration sur le respect de la vie privée ou le traitement de vos Données personnelles par Profit agissant en qualité de responsable de ce traitement, vous pouvez prendre contact avec nous :

  • par lettre : PROFIT EUROPE NV, Industrielaan 20, 9320 Erembodegem, BELGIUM
  • par e-mail : info@profittings.eu
  • par téléphone : +32 (0)53 64 51 00
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